Répondeur

Répondeur téléphonique professionnel : ne perdez plus d'opportunité

La définition du répondeur n’est un secret pour personne. Vous êtes déjà familier avec l’usage du répondeur, aussi appelé messagerie vocale ou, plus familièrement, boîte vocale.

Le répondeur, c’est ce message téléphonique qui annonce que vous n’êtes pas en mesure de répondre à un appel. Il fait partie intégrante des messages d’accueil téléphonique de votre entreprise.

Le fait de disposer d’un répondeur professionnel permet de rester à l’écoute de vos clients même en votre absence : contrairement au pré-décroché et à l’attente, le répondeur professionnel est diffusé en dehors des horaires d’ouverture, mais également en cas de fermeture exceptionnelle de votre entreprise.

Ce message peut être un répondeur « enregistreur », ce qui signifie que l’appelant a la possibilité de laisser un message vocal afin d’être recontacté ultérieurement par le bon service.

Il peut également s’agir d’un répondeur « simple », qui a pour vocation d’inviter le client à rappeler ou à lui fournir une « porte de sortie » : un message qui contient des informations pertinentes pour lui (un numéro de permanence ou un contact d’urgence, une adresse mail, ou encore l’url du site).

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Le message de répondeur téléphonique, comment ça marche ?

Vous pouvez installer votre message de répondeur aussi bien sur votre ligne de téléphone mobile ou sur votre ligne fixe.
Pour que votre client puisse vous rappeler à un horaire plus convenable, nous vous conseillons de veiller à communiquer sur vos heures d’activité.

Le répondeur rassemble les intérêts du pré décroché et de l’attente, en un seul message vocal. Grâce à lui, les appelants ont la certitude d’avoir composé le bon numéro de téléphone tout en recevant des informations utiles à leur demande. Le répondeur vous donne la possibilité de communiquer de manière personnalisée et professionnelle lorsque personne n’est disponible pour prendre l’appel.

Pourquoi opter pour un répondeur professionnel ?

Pourquoi opter pour un répondeur professionnel ? Tout simplement car il s’agit d’un atout pour votre entreprise : il est primordial pour vous de communiquer auprès de vos interlocuteurs, même lorsque vous n’êtes pas en mesure d’honorer la communication. En choisissant de personnaliser votre messagerie vocale à l’image de votre entreprise, vous exploitez un levier de rétention de vos appelants. Le répondeur vous permet de retenir vos appelants, mais aussi de démontrer la qualité de votre prise en charge, voter professionnalisme même en cas d’absence ou de fermeture imprévue exceptionnelle.

Un accompagnement sur mesure par nos experts

Grâce à leur expertise, nos chargés d’expérience client vous donneront des conseils précieux pour concevoir votre message vocal professionnel.
Ils vous guideront sur le texte, la sélection de la voix (et son intonation : dynamique, institutionnelle, ou jeu d’acteur) ainsi que le choix de la musique (musiques du commerce ou libres de droits).

Traduction, enregistrement et habillage sonore

Nous vous proposons également des services de traduction professionnelle pour votre message téléphonique dans les langues de votre choix : français, anglais, italien, espagnol, etc. Une option bilingue est également disponible. Une fois le texte, la voix off et la musique validés, le message est enregistré en studio par nos comédiens français ou étrangers, puis « nettoyé » et mixé par nos ingénieurs du son dans notre studio professionnel.

Intégration sur votre standard téléphonique

Après cela, le message est converti au format requis et injecté sur votre standard téléphonique par votre intégrateur téléphonique. Le répondeur sera automatiquement diffusé à vos appelants via votre standard en téléphonie, tout comme n’importe quel répondeur ou messagerie vocale traditionnelle. Il est programmé pour se déclencher aux jours et aux horaires de votre choix. Le message répondeur est le fruit d’une collaboration étroite : vous validez toutes les étapes de la production de votre message vocal professionnel !

Exemples de répondeurs professionnels

ELITIS : exemple de répondeur professionnel bilingue (français / bilingue) pour une entreprise industrielle

ARBRE ET FORET : exemple de répondeur professionnel pour une agence immobilière

L’APPART FITNESS : exemple de répondeur professionnel pour une salle de sport

PHARMACIE HAUSBERGEN : exemple de répondeur professionnel pour une pharmacie

Caractéristiques du répondeur

Pour être efficace et refléter une image professionnelle, un répondeur doit posséder plusieurs caractéristiques.

Accueil poli & réassurant pour votre message téléphonique

Il doit commencer par une phrase de politesse, comme tous les messages d’accueil téléphonique. Ensuite, une formule de réassurance doit indiquer à l’appelant qu’il a bien composé le bon numéro.
Après avoir mentionné le nom de l’entreprise, précisez la raison de l’indisponibilité : est-ce en dehors des horaires d’ouverture, une occasion spéciale, ou une fermeture exceptionnelle ?

Offrez des alternatives claires à vos appelants

Votre message vocal doit ensuite fournir des informations claires sur les alternatives possibles pour vos clients. Proposez à l’appelant de laisser un message vocal avec ses coordonnées (numéro de téléphone ou adresse mail), de rappeler pendant les horaires d’ouverture, ou indiquez quand la fermeture exceptionnelle prendra fin. Vous pouvez aussi suggérer d’appeler un numéro d’urgence, d’envoyer un mail, ou de contacter le service concerné via le chat en ligne sur votre site web en fournissant l’URL.

Musique & habillage audio : votre identité sonore

Le répondeur professionnel inclut également une musique : nos conseillers vous suggèrent des musiques en accord avec l’ADN de votre marque.
Le choix de la musique est un choix réfléchi, car elle doit plaire au client et atténuer sa déception de ne pas avoir pu vous joindre.

Aller droit au but (différent du message d'attente)

Contrairement au message d’attente téléphonique, le message de répondeur n’est pas conçu pour faire patienter le client, mais doit aller droit au but et rester relativement court.

Utilisez votre répondeur téléphonique pour transformer chaque appel manqué en une opportunité de montrer votre professionnalisme et d’assurer une communication continue avec vos clients, même en votre absence !