Attente

Message d'attente téléphonique : faites patienter et profitez en pour communiquer

L’attente est l’une des phases de votre standard téléphonique. C’est un message d’accueil téléphonique qui peut faire suite au pré décroché (qui est le message de bienvenue de votre ligne téléphonique). Lorsque vous ne pouvez pas répondre immédiatement ou que vous êtes déjà en ligne avec un autre correspondant, la phase d’attente prend le relais.

70% des appels entrants sont mis en attente ! Soigner son message d’attente est d’une importance cruciale.

Il prend la forme d’un message vocal accompagné d’une musique permettant de divertir, de communiquer et d’informer le client pendant son attente.

Cette communication permet de diminuer la sensation d’attente de vos appelants, les fait patienter agréablement et réduit l’envie de raccrocher.

Vous augmentez votre taux de conversion et transformez chaque interaction en opportunité !

Ce temps d’attente est le moment propice pour faire passer vos messages. Vous pouvez régulièrement mettre à jour votre message d’attente pour tenir vos interlocuteurs informés : nouveautés, actualités, offres, promotions, changement d’horaires ou de carte…

Un message d’attente téléphonique professionnel ne s’improvise pas, chaque détail doit être pris en compte pour renvoyer une image conforme à votre positionnement et à votre stratégie.

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Comment fonctionne le message d'attente téléphonique ?

Nos experts de l’expérience client téléphonique réalisent vos messages d’attente en vous accompagnant dans l’écriture et la création du message. Ils vous guident dans la conception du texte, le choix de la voix off ainsi que la sélection de la musique. Ils savent trouver les mots justes, donner le ton idéal à vos messages et choisir l’environnement sonore qui sera en parfait accord avec les valeurs de votre société !

Nous réalisons la production du message d’attente dans notre studio, tout en restant en étroite collaboration avec vos équipes. Chaque étape de la création du message est validée par vous, assurant ainsi que le résultat final est parfaitement adapté à vos besoins.

Nous ne nous arrêtons pas aux messages en français puisque nous travaillons avec des traducteurs professionnels pour vous proposer une offre bilingue (espagnol, anglais, allemand, italien ou autres langues et dialectes…).

Une fois l’ensemble des éléments de votre message validés : texte, musique et voix, le message est enregistré en studio par nos speakers professionnel(le)s, puis « nettoyé » et mixé (voix + phase musicale) par nos ingénieurs son.

Vos clients sont attentifs, c’est le moment idéal pour parler de vous, de votre activité et de votre actualité sur une composition musicale adaptée à votre image.

Dès lors que le message d’attente est terminé et validé, il est converti au format adéquat (wav par exemple), pour être injecté sur le standard en téléphonie. Il sera diffusé de manière automatique. Cela garantit une communication fluide et efficace avec vos clients, à toute heure.

Exemples de messages d'attente

BILLS BURGER : exemple de message d'attente pour les restaurants

DEESSE OPTICAL : exemple de message d'attente pour les commerçants

JB TAXI : exemple de message d'attente bilingue pour les services

ARLOGIS : exemple de message d'attente pour les agences immobilières

Caractéristiques du message d'attente

Puisqu’elle a pour vocation de transmettre des informations à vos clients concernant votre entreprise, la phase d’attente est plus longue que celle du pré décroché.

Contrairement à l’idée reçue où l’attente se compose simplement de “Merci de patienter, nous nous efforçons de réduire votre attente”, sa durée est comprise entre 1 et 5 minutes.

L’attente est composée d’une musique en accord avec votre image et votre public cible. Agréable à écouter : ni trop agressive, ni trop monotone. Une musique bien sélectionnée se transforme en atout pour renforcer votre ADN de marque.

Ensuite, il faut s’interroger sur les informations que vous souhaitez transmettre à vos clients (horaires d’ouvertures, opérations commerciales préparation de certains documents ou encore les vœux de fin d’année).

70% des appels entrants sont mis en attente, il est donc crucial de soigner cette phase pour améliorer l’expérience client et augmenter votre taux de conversion. Nos experts AKAIRO sont là pour vous guider à chaque étape, depuis l’écriture du texte jusqu’à la sélection de la musique et de la voix off.

En cas d’appel en dehors des horaires d’ouvertures, l’appelant est directement dirigé vers le répondeur, sans passer par l’attente. Vous pouvez, dans ces cas là, mettre en place un serveur vocal interactif (SVI) : système automatisé qui permet aux appelants d’interagir avec des menus vocaux pour obtenir des informations ou laisser un message.