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Les 5 avantages de la mise en place d’un SVI !
- Aya Khomani
Nous allons revenir sur l’outil de communication incontournable de toutes les entreprises : le message d’accueil téléphonique (3 phases : prédécroché, attente et répondeur professionnel).
Plus précisément, nous allons parler d’un message bien particulier permettant de gérer les appels entrants.
Il s’agit du serveur vocal interactif que nous appellerons par son surnom pour simplifier cet article : le SVI.
Messages d’accueil téléphonique
Le SVI est un message d’accueil généralement utilisé à la place du “prédécroché”.
C’est-à-dire que le SVI est le premier message entendu par les appelants lorsqu’ils cherchent à joindre une société. Il s’agit d’un menu vocal qui a pour objectif, à tous les appels, d’orienter un client vers un interlocuteur ou un service en particulier. L’arborescence du serveur vocal interactif permet de guider les appelants et de simplifier la gestion de l’accueil tout en réduisant les temps d’attente des clients finaux.
“Pour le service des achats tapez 1, pour le service comptabilité tapez 2, […] pour être mis en relation avec un conseiller, tapez 0”.
Et oui ! C’est ça un Serveur Vocal Interactif !
Est-ce qu’un SVI est plus long à créer ? Est-ce qu’un SVI est plus cher à produire ?
Les réponses sont : non !
Un SVI nécessite une certaine organisation entre vous et votre client, bien en amont, afin d’établir sa future assistance vocale. Pour ce système de gestion des appels, il faut structurer son accueil téléphonique et définir les différents services et interlocuteurs à joindre. Cela permettra de prévoir les différents messages pour réceptionner les appels entrants.
En revanche, la conception et production de cette catégorie de messages n’engendre ni surcoût ni délai supplémentaire.
Comment valoriser le SVI auprès de vos clients ?
Avec le serveur vocal interactif, valorisez vos compétences d’installateur en proposant à vos clients des offres pointues et adaptées à leurs besoins.
Plusieurs avantages sont présentés par le système de serveur vocal interactif. Il est important de partager avec vous les arguments incontournables qui favorisent le SVI et qui pourront encourager chaque client à s’orienter vers ce type d’accueil téléphonique.
Les principaux avantages de la mise en place d’un SVI sont :
Gain en efficacité pour la réception / l’accueil de votre client
Effectivement, un SVI permet de “pré-orienter” les appelants lorsqu’ils contactent l’entreprise par téléphone. Ce qui fait gagner du temps à votre standardiste, offre un accueil et une prise en charge rapide et diminue le nombre d’appels entrants par services.
Offrir une meilleure prise en charge aux clients finaux
Le gain en efficacité est aussi valable pour les appelants ! Terminé les longues mises en attente, le SVI les oriente directement vers le bon service ou le bon interlocuteur. Les appels et l’accès à l’information souhaitée sont plus rapides !
Proposer une information disponible 7j/7
Ce point là est valable avec tous les messages d’accueil téléphonique mais il reste important de le souligner. Un accueil téléphonique mis à jour régulièrement est une source d’information et de redirection fiable et permanente pour l’entreprise.
Réduire les coûts de prise en charge des appelants
En moyenne, la prise en charge par un(e) standardiste ou réceptionniste coûte jusqu’à 10 fois plus cher qu’une orientation faite directement depuis un serveur vocal interactif. L’économie faite sur chacun des appels est alors considérable !
Une image améliorée avec un accueil téléphonique professionnel et complet
La mise en place de messages d’accueil téléphonique participe à la bonne image de marque de l’entreprise de votre client. Un Serveur Vocal Interactif affirme le professionnalisme et le statut de l’entreprise concernée car il indique plusieurs départements et services ainsi qu’une réelle volonté de faire gagner du temps à ses clients lors des appels. Le SVI permet de donner l’impression au client qu’il est pris en charge dès la première sonnerie de son appel. C’est idéal pour renvoyer une bonne image dès le premier contact.
Vous l’avez compris, le serveur vocal interactif est un outil puissant de gestion de la prise en charge de chaque client ; et le tout, sans surcoûts et sans attente !
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