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Communication interne : le top des outils collaboratifs
- Aya Khomani
Cette semaine, nous allons vous parler du sujet qui est certainement le plus en vogue en ce moment dans le monde de l’audiovisuel : la communication et la collaboration interne en entreprise !
Les événements mondiaux ont rapproché les collaborateurs de tous les outils collaboratifs de travail à distance. Ils ont aussi potentiellement réduit le nombre de salariés. Il a alors fallu trouver des astuces d’organisation d’entreprise et des outils pour faciliter et optimiser le travail des salariés et des collaborateurs au sens large afin de garder la même productivité.
À l’ère du digital, des outils collaboratifs performants ont fait leur apparition en entreprise.
Équipement de salle de réunion
→ Quels sont les outils collaboratifs auxquels les entreprises ont eu recours pour répondre à ces nouveaux besoins de communication, d’information et de management ?
→ Qui sont les produits stars de l’année ?
Optimiser la collaboration entre les salariés fait pleinement partie des objectifs actuels de gestion en entreprise. L’objectif de chacune d’entre elles est de trouver des méthodes de communication interne efficaces pour transmettre le bon message aux collaborateurs et développer la collaboration.
Collaboratif : les outils indispensables pour des échanges en interne
Présentation, formation, brainstorming, communication professionnelle, rendez-vous avec des clients ou simple échange entre des collaborateurs, les raisons de se rendre dans un espace de réunion en entreprise et d’utiliser des outils de travail collaboratif sont innombrables. Pour optimiser ces temps de travail collaboratif, voici les produits et outils (et leur plateforme) que nous vous proposons :
Les outils de partage de fichiers sans fil
Pour projeter l’information de votre ordinateur sur un écran de communication géant (support indispensable de toutes les salles de réunion), il existe des solutions de partage d’écran sans fil. Barco, Mersive ou BenQ, les produits et les fonctionnalités sont nombreux et répondront à tous vos besoins selon la taille de votre entreprise et les outils informatiques utilisés en interne. Un outil simple pour réduire les documents et fichiers papiers.
Un port USB-C, un port USB et un port HDMI ou simplement le téléchargement d’une application, ce sont les trois modes de connexions en réseaux de ces produits. Il suffit de cliquer sur un bouton ou de télécharger une application (version non filaire) pour diffuser des contenus/documents/fichiers et collaborer facilement en quelques secondes. Cela est possible depuis chaque version de Microsoft mais aussi depuis d’autres systèmes d’exploitation en raison d’un grand nombre de fonctionnalités.
La prise de note et le brainstorming en entreprise
Voilà deux usages que l’on retrouve, à coups sûrs, dans chaque entreprise. Pour une prise de note interactive – et écologique au passage ! – vous pouvez avoir recours à un paperboard digital tel que le Samsung Flip 4 ou à un écran interactif tel que le Mira proposé par la marque Newline. Leur fonction de tableau blanc permet à vos collaborateurs de noter, de schématiser et de faire des croquis de façon illimitée. La communication et le travail sont simplifiés. Un stylet est fourni avec ses produits et les annotations sur documents peuvent être directement envoyées par email depuis votre outil de prise de notes.
La réservation de salles de réunion pour une organisation simple
Enfin, pour votre organisation interne et pour faciliter l’accès aux espaces de réunion, il existe un outil de réservation de salles de réunion. Pour cela, nous proposons la solution Roomz.
Affichez devant chaque salle de travail une tablette tactile qui indiquera si la salle est disponible ou non et son planning digital pour la journée. Pour compléter et parfaire son utilisation, vous pouvez coupler cette solution à un capteur de présence. Installé dans chacune des salles de l’entreprise, cet outil libérera automatiquement l’espace de travail sur le planning s’il n’est finalement pas occupé. Vous l’aurez compris, Roomz est l’outil idéal pour une gestion et une optimisation sans faille de vos espaces de réunion dans votre entreprise !
Les outils collaboratifs indispensables pour des réunions de travail à distance
Pour se réunir avec des partenaires du monde entier, pour un rendez-vous avec des clients à distance, ou simplement pour une réunion interne avec un collaborateur en télétravail, les outils de visioconférence sont probablement les solutions de travail les plus demandées par les entreprises depuis quelques temps. Grâce à ce matériel de visioconférence, la communication et le travail à distance deviennent possibles.
Les barres de son et de vidéo pour des échanges à distance simples en entreprise
Ces solutions, qui ont pour objectif de répondre à tous les usages de nos clients, se multiplient sur le marché. Compatibles avec un éventuel écran interactif, nous suggérons la Huddle Cam de Newline pour les petits espaces et les petits budgets. Son rapport qualité / prix et sa facilité de branchement font d’elle un outil idéal. Pour une utilisation plus poussée, pour des salles de petites et moyennes tailles ou pour une utilisation simple, sans ordinateur, nous proposons la Poly X-30 de la marque Polycom. Cette barre de visioconférence est idéale pour des réunions avec environ 6 ou 7 personnes en présentiel. Elle est compatible avec les logiciels de vidéoconférence les plus connus tels que Microsoft Teams ou Zoom par exemple. Avec une tablette tactile associée et connectée directement sur vos réseaux d’entreprise, les visioconférences peuvent être réalisées sans ordinateur.
Les kits de visioconférences
Composés d’une caméra, de haut-parleurs et de microphones, ces kits s’adaptent à des espaces de moyennes tailles grâce à leurs microphones déportés. La communication devient fluide et nette, même à distance ! En bluetooth comme avec le Meet Cam Set de Newline ou en filaire avec le kit ConferenceShot de la marque Vaddio, les microphones déportés permettent de cibler la prise de voix et ainsi profiter d’un travail plus interactif.
Pour la ConferenceShot, l’utilisation est encore plus ciblée grâce à sa caméra PTZ. Cela signifie que la caméra peut être orientée depuis une télécommande et zoomer sur les interlocuteurs. Les visioconférences sont ultra personnalisées et les réunions de travail à distance gagnent en interaction et en fluidité. Que ce soit sur Microsoft Teams, Skype ou Google Meet, l’utilisation de kits de visioconférence sont des outils indispensables en entreprise pour vos réunions à distance !
Les écrans interactifs
Parfaits pour des grands espaces de réunion, les écrans interactifs de la marque Newline, sont des solutions dites “all-in-one”. L’écran Newline Mira (par exemple) est doté d’une technologie tactile avancée pour faciliter les prises de notes mais il est aussi équipé d’une caméra, de plusieurs microphones et de hauts-parleurs pour une communication à distance parfaite. Parmi leurs fonctionnalités, les écrans interactifs sont dotés d’une captation jusqu’à 8 mètres et une caméra grand angle pour des visioconférences de haute qualité dans les espaces de réunion allant jusqu’à 50 m2 environ. Ces écrans sont compatibles avec de nombreux logiciels tels que Microsoft Teams, Zoom, Slack, etc, dans chacune de leur version.
Accroché au mur ou sur un support à roulettes, connectez votre écran en Ethernet ou WiFi et profitez pleinement de ces très nombreuses possibilités pour animer vos réunions en présentiel et en distanciel.
En conclusion
Vous l’avez vu, les possibilités qui se présentent à vous sont nombreuses et couvrent différents usages et budgets pour répondre à tous les objectifs de management et d’organisation interne de nos clients.
Votre objectif est de construire vos propres espaces de réunions et de travail sur mesure ?
Prenez contact avec l’un de nos conseillers, il saura vous guider vers la meilleure organisation et le meilleur outil digital en fonction de votre entreprise !
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